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2003年度第2回東西合同役員会議事要録

　日　時  :  2004年3月5日（金）　午後1時30分〜午後4時30分

　場　所  :  アルカディア市ヶ谷　

　出席者  :  別紙出席者名簿参照

　議事に先立ち、会長校挨拶の後、出席者の自己紹介があった。議事の進行は、会長校早稲田大学図書館長・紙屋敦之が担当した。

報告事項（2003年9月〜2004年3月）

1. 協会会務報告

ア．協会加盟校について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.5）に基づき報告があった。

イ．委員会委員の交代について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.5）に基づき報告があった。

ウ．私立大学図書館協会会報第120号、121号の刊行について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.5）に基づき報告があった。

エ．加盟館への書類等の送付について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.6）に基づき報告があった。

オ．未加盟館への勧誘について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.7〜9）に基づき報告があった。

2. 東地区部会会務報告
    東地区部会長校法政大学（阿久津）より配付資料（p.10〜11）に基づき報告があった。なお、あわせて以下の報告があった。昨年度から館長・事務長会議のあり方について検討をすすめてきたが、2003年度東地区部会総会において、東地区部会の予算が逼迫していること、会場担当校の負担が非常に大きいこと等を理由に部会長校から2004年度館長・事務長会議の中止を提案した。その後、地区部会全加盟館にアンケートを実施した結果、中止に賛成とする回答が回答総数の約90％を占めたことをうけて第2回東地区部会役員会で中止を決定した。また、同じ役員会において遠隔地の役員校を対象に役員校活動費を設けることを決定した。
    引き続き、東地区部会研究部担当理事校大正大学（小船）より配付資料（p.11〜16）に基づき、報告があった。

3. 西地区部会会務報告
    西地区部会長校南山大学（栗山）より配付資料（p.17〜20）に基づき報告があった。関連して以下の報告があった。第3回西地区部会役員会において部会総会における館長懇話会の開催方法について検討した結果、前回懇話会開催後のアンケート結果では次年度以降も続けてほしい旨の要望が多かったこと、会合前にテーマを絞っておいた方が良いこと、 これまでどおり、事務方の陪席という形式はとらないことを申し合わせたうえで、来年度以降も開催を継続することとした。

4. 委員会報告

ア．協会賞審査・研究助成委員会報告
    田中委員長（同志社大学）より、配付資料（p.21）に基づき報告があった。なお、審査結果については本委員会の協議事項において提案する旨の説明があった。

イ．国際図書館協力委員会報告
    村山委員長（東海大学）より配付資料（p.22〜29）に基づき報告があった。なお、関連して、2004年度海外派遣研修については、3月4日開催の委員会で選考・面接を行い、結果を後日会長校より通知する予定であること、また、2004年度国際図書館協力シンポジウムを5月中旬を目処に開催を計画中であり、イリノイ大学モーテンソン・センター所長バーバラ・フォード、OCLC会長ジェイ・ジョーダン両氏を招聘予定である旨の報告があった。

ウ．協会ホームページ委員会報告
    三井委員長（東海大学）より配付資料（p.30〜31）に基づき報告があった。

5. 協会関連事項報告

ア．国公私立大学図書館協力委員会報告
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.32〜53）に基づき報告があった。昨年11月に開催された第55回委員会に関連する説明は以下のとおり。本協力委員会が編集・発行する「図書館相互協力便覧」新版の刊行が2004年度事業として了承された。当面、紙媒体で維持することとし、国立大学の法人化、国立情報学研究所によるILL料金相殺サービス、後で述べるILLにかかるFax等送信許諾契約に対応したものとなるよう準備がすすめられる予定である。各私立大学にも確認等の調査依頼が届く予定なのでご協力をお願いしたい。また、本協力委員会の主催による「大学図書館シンポジウム」の実績をふまえて、同「シンポジウム」の毎年開催について検討を開始した。これにともない、これまで日本図書館協会大学図書館部会との共催で隔年に開催してきた「大学図書館研究集会」について、共催の解消を日本図書館協会へ申し入れることとした。
    また、本年2月に開催された臨時常任幹事会に関連する説明は以下のとおり。ILLにおける資料複製にかかる無許諾無報酬による利用許諾について、本協力委員会著作権検討委員会と日本著作出版権管理システム(JCLS)および学術著作権協会とで交渉をすすめてきたが、このほど利用許諾契約を締結する運びとなった。臨時常任幹事会の議を経て、本協力委員会委員館の持ち回り審議となり、本日全委員館の承諾が得られたとのことである。この許諾契約により、大学図書館間のILLによる文献複写サービスのおよそ8割についてFax等による送信が可能となる。会長校はこの許諾契約締結にあたり加盟館の名簿を提供しており、まもなく全加盟館にこの許諾契約にかかわる資料を送付する予定である。また、国立情報学研究所によるILL文献複写等料金相殺サービス事業について、私立大学図書館協会加盟館にたいしさらに積極的な参加を呼びかける旨の資料をあわせて送付する予定である。

イ．日本図書館協会大学図書館部会報告
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.55〜56）に基づき以下の報告があった。国公私立大学図書館協力委員会より「大学図書館研究集会」共催関係の見直しが提案されているが、このことについては、今後、本部会のあり方とあわせて議論していくことになる。なお、2003年3月末日をもって早稲田大学は部会長校としての任を終え、4月から2年間の任期で一橋大学附属図書館が部会長校となる予定である。

6. その他

ア．2004年度行事・会議予定
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.57）に基づき報告があった。

協議事項

1. 2003年度一般会計中間決算報告書および特別会計中間決算報告書（案）について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.59〜60）に基づき提案があり、了承された。提案の概要は以下のとおり。
    2月20日現在での中間決算案を提案する。一般会計「収入の部」の「会費」における収入増は、新規加盟校17校分を含んだ（脱退校1校は未収）462校分である。一般会計「支出の部」における「運営費」−「事務費」の支出超過は、(1)全加盟館宛発送文書回数が増えたことにより、封筒の製作代がかかったこと、(2)寄付金が増えたことにより振込み手数料が増えたことが主な要因となっている。「総会・研究大会費」において、会場校・法政大学の運営簡素化の努力による結果として、785,010円の戻入れがあった。このことについては、次の会則の改正（案）についての協議事項で扱う予定である。「部会交付金」の支出超過は、新規加盟校17校分を含んでいるためである。研究助成特別会計「収入の部」における「寄付金」の項目では、昨年度入金予定の丸善分20万円分のみの入金であり、今後、今年度分としての紀伊国屋書店、雄松堂書店、そして丸善から計60万円が寄付される予定である。国際図書館協力基金特別会計「収入の部」における「基金」増は、昨年度分の入金が遅れた丸善から2年分の寄付があったこと、協賛企業の拡大により結果的に予算を60万円も超える寄付があったことによる。「海外集合研修参加費」における収入増は、当初5人と想定していた参加者が8名と増えたことによる。また、同協力基金特別会計「支出の部」における「搬送事業費」残額については、3月中に第2回の発送が行われる予定であり、今年度末の支出となる予定。「海外集合研修補助金」の支出増は、当初5人と想定していた参加者が8名と増えたことによる。「予備費」の支出については、受入国側の不測の事故によるものである。この支出に関しては事前に委員会からご相談があり会長校としてこれを承認した。

2. 会則第8条（総会）の改正（案）について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.61〜63）に基づき以下のとおり提案があり、了承された。
    従来、総会・研究大会の運営については、一般会計に「総会・研究大会費」を設け、会場校は基本的にこれを運営財源の一部として運用しながら総会・研究大会の運営にあたってきた。しかし、こうした運営のあり方について第64回（2003年度）の総会・研究大会会場校の法政大学から、近年会場校の負担が極端に大きくなってきていること、事業規模の拡大にともない運営にかかる透明性を高める必要があることなどが指摘され、今年度総会・研究大会からさまざまな改善努力がすすめられた。結果として、昨年12月の第2回常任幹事会において実質的な黒字決算と詳細にわたる運営収支をご報告いただいた。
    会長校としては、この趣旨を今後とも尊重し、関連する会則に「総会・研究大会特別会計」を設けることを提案したい。なお、会則の変更は、総会での決定事項となるため、第65回総会・研究大会特別会計の予算案については、9月の総会での承認を得た時点で4月に遡及することとしたい。あわせて、一般会計からの支出科目名称を「総会・研究大会開催支援費」としたい。具体的な会則変更の提案内容については、あらためて次年度役員会等において会長校から諮ることとし、何かご意見等があれば会長校までお寄せいただきたい。

3. 2003年度協会賞審査結果につい
    田中委員長（同志社大学）より、配付資料(p.21)に基づき以下の提案があり、了承された。
    中央大学図書発行『中央大学図書館史稿』を2003年度協会賞の対象として提案する。なお、提案にあたり、当該資料が幅広く入手できるよう努力すること、将来の「図書館史」に期待するとともに将来の「図書館史」が刊行された場合受賞対象としない、ことを付帯条件とする。

4. 2004年度研究助成審査結果について
    田中委員長（同志社大学）より、配付資料(p.21)に基づき以下の提案があり、了承された。

「JIS, EACC, Unicodeの漢字正規化のための調査」（早稲田大学図書館・荘司雅之代表ほか4名）と「嵯峨本『伊勢物語』の書誌的調査」（武庫川女子大学附属図書館・川崎安子代表ほか13名）の2件を2004年度研究助成の対象とすることを提案する。

5. 2004年度永年勤続表彰者について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.65）に基づき、推薦のあった37名を対象とする旨の提案があり、了承された。

6. 2004年度事業計画（案）について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.66）に基づき提案があり、了承された。

7. 2004年度一般会計予算および特別会計予算（案）について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.67 ､68）に基づき提案があり、了承された。
    提案の概要は以下のとおり。
    一般会計「収入の部」における「会費」は2003年4月1日現在の加盟校数462校を基数として算出している。一般会計「支出の部」における「事務費」および「印刷費」は、2003年度実績を基礎とした。「永年勤続表彰」については、前年度多めに注文していた賞状のホルダー分を差し引いた額を算出している。「部会交付金」の増額は新規加盟校17校分を追加したものを計上したことによる。これまで「総会・研究大会費」としていた科目については、「総会・研究大会開催支援費」と科目名称を変更した。研究助成特別会計「支出の部」においては、編成時点で申請があった件数（研究助成2件）を計上した。国際図書館協力基金特別会計「収入の部」における「基金」については2003年度の実績をふまえて増額とした。

8. 第65回(2004年度)総会・研究大会について
    次期総会・研究大会会場校青山学院大学（手塚）より、資料(p.69)に基づき報告があり、了承された。

9. 刊行物への広告掲載について
    会長校早稲田大学（中元）より配付資料（p.70）に基づき以下の提案があり、了承された。これまで協会刊行物への広告掲載に関する取り決めがなかったが、資料で示したような内規案により広告掲載を積極的に認め、協会の事業財源確保の一助としたい。具体的な内規案については、あらためて次年度役員会等において会長校から諮ることとし、何かご意見等があれば会長校までお寄せいただきたい。

懇談事項

永年勤続者表彰について
    会長校早稲田大学（中元）より、以下のとおり経過の説明があり、意見交換を行った。本年度第1回東西合同役員会において永年勤続者表彰のあり方について問題提起があり、意見を集約していくこととしたが、その後、東海大学から意見書（配付資料(p.72〜75)）が会長校に寄せられた。意見書の内容をふまえて、第2回常任幹事会において意見交換を行った。今回、東海大学より意見書について直接ご説明いただいたうえでさらに意見交換を行いたい。なお、2004年度では本事業を継続するが、2004年度中をめどに加盟館から意見集約をすすめ、一定の方向性を確認したい。

以　上

（別紙）

2003年度第2回東西合同役員会出席者名簿
役　　員　　名	大　　学　　名	職　　　名	氏　　名
会長校	早稲田大学	館長	紙屋　敦之
		事務部長	旭　　英樹
		総務課長	中元　誠
		総務課主任	奥村　佳郎
東地区部会長校	法政大学	館長	白井　泰隆
		事務部長	阿久津　興一
		総務課長	橋本　サクヱ
西地区部会長校	南山大学	図書館長	大森　正樹
		情報サービス担当課長	栗山　義久
		情報管理担当課長	上田　義彦
東地区理事校	大正大学	図書館次長	小船　照史
		課長	鈴木　正子
		主任	野口　真生
	和光大学	情報サービス係長	石谷　エリ子
	札幌大学	事務長	佐々木　優
西地区理事校	福井工業大学	図書課長	鉾之原　善章
		図書課	大原　良江
	姫路獨協大学	事務次長	永井　浩一
	岡山商科大学	課長	相澤　泰憲
	九州共立大学	業務課長	松尾　伸二
東地区監事校	文教大学	館長補佐	三瓶　良男
		司書	辺見　学
西地区監事校	中京大学	図書館長	安村　仁志
		事務室長	中河原　省三
		係長	渡辺　英二
協会賞審査・研究助成委員会委員長	同志社大学	情報システム室長	田中　昭彦
国際図書館協力委員会委員長	東海大学	図書課　課長	村山　重治
協会HP委員会委員長	東海大学	図書課　課長補佐	三井　悟
次期当番校	青山学院大学	図書部長	手塚　光信
		運用課　課長	熱田　智之