＜敬称略＞
１． 日　時　２００３年9月１8日（木）１５：３０〜１７：４５
２． 場　所　岡山プラザホテル
３． 出　席　７大学１４名

   議事に先立ち、部会長校南山大学図書館長　大森正樹、研究会当番校就実大学図書館長押谷善一郎が挨拶を行い、次に出席者全員が自己紹介をした。
　なお、議長は部会長校南山大学図書館長　大森正樹が担当した。

議　事
I．報告事項
　１．西地区部会会務報告
   西地区部会会長校・南山大学（笹山）から、配付資料（P.3〜4）に基づき報告があった。また、新規加盟校について、すでに加盟が認められている10校以外に、京都地区より7月末に１校の申し出があったが総会の審議申込期日を過ぎていたため、来年度の加盟となる旨が報告された。しかし、地区においてオブザーバーなどの立場で活動に参加することは各地区理事校の裁量により認められると補足された。

　２．各地区協議会及び研究会報告

（１） 東海地区
東海地区理事校・南山大学（笹山）から、配付資料（P.4〜8）に基づき報告があった。

（２） 京都地区
京都地区理事校・福井工業大学（鉾之原）から、配付資料（P.9）に基づき報告があった。

（３） 阪神地区
阪神地区理事校・姫路獨協大学（三村）から、配付資料（P.9〜11）に基づき報告があった。また、資料に記載されている以外に、書誌学研究会、第252回（7/26）、第253回（8/3）、第254回（9/12）が開催された旨と、研究会（10/6）が開催予定である旨が報告された。

（４） 中国・四国地区
中国・四国地区理事校・岡山商科大学（相澤）から、配付資料（P.11〜12）に基づき報告があった。

（５） 九州地区
九州地区理事校・九州共立大学（松尾）から、配付資料（P.12〜13）に基づき報告があり、2003年度九州地区協議会の会場のふりがな（ひよ→ひよう）の訂正があった。また、資料に記載されている以外に、研究会(8/29)が開催された旨の報告があった。
 

　４．2004年度研究会運営委員校について
　　　西地区部会長校・南山大学（笹山）から、配付資料（P.18）に基づき報告があった。2004年度研究会運営委員校は、南山大学、福井工業大学、佛教大学、大谷大学（当番校）の４校である。

　５．その他
　　　西地区部会長校・南山大学（笹山）から、配付資料（P.18）に基づき、委員会委員の交代について報告があった。また、近畿地区国公立大学図書館協議会総会におけるオブザーバーとしての出席について次のように取り扱いたいとの報告があった。【内容：毎年６月頃、同総会におけるオブザーバーとしての出席について、西地区の部会長校と監事校へ案内が送付される。将来的な館種を越える協力体制の必要なども踏まえ、できるだけ参加することが好ましいが、各担当校の地域的な観点から出席が困難である場合がある。そのため、今後の出席については、当該地区である京都地区・阪神地区の理事校へ協力が依頼された。なお、出席の可否については、同理事校の裁量に一任される。】
 

II．協議事項
　１．２００３年度西地区部会研究会の開催運営について
　　　研究会当番校・就実大学（角房）から、配付資料（P.19）に基づき説明と事務連絡があった。

　２．館長懇話会の実地結果ならびに今後の運営について
　　　西地区部会長校・南山大学（笹山）から、配付資料（P.20、および、2003年度『館長懇話会』ならびに、私立大学図書館協会西地区部会「館長懇話会」に関するアンケート集計結果）に基づき説明があった。また、前年度会長校・中京大学（渡邊）より、館長懇話会開催の経緯などについて補足説明があった。引き続き、今回の結果報告を受けて、来年度以降の運営について意見が交わされ、今後も継続していく方向で賛同が得られた。具体的な運営については、総会のときに同時に開催することが了承され、意見交換する内容などは来年度の総会当番校である大阪国際大学と部会長校・南山大学で今後詰めていくことが了承された。

　３．西地区部会における次期国際図書館協力委員の選出・交代ルールについて
　　　西地区部会長校・南山大学（笹山）から、標記について、昨年度第３回役員会で協議依頼があった旨が説明された。引き続き、各地区理事校から各地区協議会における検討の進捗と今後の予定について、以下のとおり報告された。
 

【東海地区】非公式な話し合いは行ったが、公式な協議は今後行う予定である。
【京都地区】今後協議する予定である。
【阪神地区】今後協議する予定である。
【中国･四国地区】今後も、現在の委員選出地区である東海･京都･阪神地区から選出してもらってはどうかとの意見もあり、その方向で検討中である。
【九州地区】今年度の議題としては挙げていないが、中国･四国地区と同様に考えている。前理事校からは、地理的な条件などご配慮頂けないかと申し上げた旨、引継ぎを受けている。また、国際図書館協力委員会が単発でなく総会などと同時に開催されるのであれば、委員の選出も可能かと考えるが、あくまで理事校のみの意見である。今後、議題に挙げ地区の意見を集約していく予定である。
中京大学（渡邊）
・ これまでの選出方法は一本釣り的な依頼で行われており、どうしても特定の数校に偏る傾向があった。
・ 選出方法について、改めて協議が必要と考えるが、地理的な条件など遠方への配慮は必要とも思われる。ご意見頂きたい。
岡山商科大学（吉尾）
・ もし、中国･四国地区でも委員を選出することになるならば、早い時期･早い段階でお知らせ頂きたい。
南山大学（笹山）
・ 現在、委員を選出している３地区から選出し続けることの可否についても併せて検討して頂きたい。
中京大学（中河原）
・ 委員ならびに事務局は、相当の語学力も必要である。
・ 現在の活動は以下のとおりである。
   1) 委員会：委員校の６大学で１回ずつ（年間６回）開催。
   2) シンポジウム：春に１回開催。海外から講師を招聘。
   3) 海外集合研修：１０月に開催。シンポジウムと関連のある海外の図書館の訪問等であり６、７名を対象。
   4) 海外派遣研修：１名。
   5) 寄贈資料搬送事業：予算130万

III．承合事項
無し

IV．確認事項
　1．２００５・２００６年度役員校について
　　　　西地区部会長校　　　　　　　久留米大学
         東海地区理事校　　　　　　　名城大学
　　　　京都地区理事校　　　　　　　京都外国語大学
　　　　阪神地区理事校　　　　　　　大阪国際大学
　　　　中国・四国地区理事校　　　 広島経済大学
　　　　九州地区理事校　　　　　　　九州東海大学
　　　　監事校　　　　　　　　　　　    南山大学
　　　　

     部会長校・南山大学（笹山）から、２００５・２００６年度役員校について報告があり、配布資料「私立大学図書館協会役員校・当番校一覧（西地区部会関係）」に基づき今後の予定について確認された。中国・四国地区理事校から地区研究会幹事校について２００５年度就実大学、２００６年度高松大学、２００７・２００８年度理事校は四国学院大学に決定したとの報告があった。久留米大学へは本役員会で承認された旨を文書で発送する予定であること、また、各地区において次年度以降の担当校が確定したら部会長校へ連絡を頂きたい旨が伝えられた。

　２．２００３年度西地区部会第３回役員会について
　    西地区部会長校・南山大学（笹山）から、配布資料（P.20）のとおり２００４年３月５日（金）に開催予定であることが報告された。
当日午後からは東西合同役員会が開催される旨が補足された。西地区部会役員会については、部会長校である南山大学から、東西合同役員会については、会長校である早稲田大学から開催通知が発送される。

V．その他
１．各地区協議会におけるE-Mailの活用について
　  西地区部会長校・南山大学（笹山）から、標記について、特に、１）事務的なお知らせ、２）文書発送するほどでないもの、３）時間的に緊急を要するものを対象とする活用について確認があり、各地区理事校より、以下のとおり、現状と今後の予定などが報告された。
 

【東海地区】
・ ホームページ：作成済
・ メーリングリスト：委員会構成員は作成済
すべての文書発送や連絡事項をE-Mailで行うのではなく、内容や緊急度に応じて判断し、E-Mail送信を活用するよう進めていきたい。なお、協議会の報告やお知らせなどはホームページへ掲載していきたい。
【京都地区】
・ メーリングリスト：1)公式用 2)一般用 の２種類のメーリングリストを作成済。
実際には、あまり活用していないが、活用しようという意見は出ているので、E-Mailでの連絡は可能である。
【阪神地区】
・ ホームページ：作成中
・ メーリングリスト：検討中（E-Mailでやり取りする文書についても同様）
【中国･四国地区】
・ ホームページ：作成済（各加盟館へ作成したことの報告はまだ→総会で報告）
・ メーリングリスト：検討中
現状は、FAXの同時送信で送っている。
メーリングリストについて、各加盟館へFAXにて問合せ文書を送信しており、
順次、回答（E-Mailアドレス）を受け取っている。具体的な運用については、
提案していく所存である。
【九州地区】
・ ホームページ：作成済
・ メーリングリスト：検討中
メーリングリストの作成については、全加盟館から賛同の意を得ているが、会の報告はFAXを希望する意見もある。E-Mailの活用についてもメーリングリストではなく、理事校から加盟館への一方向発信で、お知らせ程度のものに限る、などの意見も出されている。

　　　部会長校・南山大学（笹山）より、文書の内容や緊急度によって、部会長校から理事校へはE-Mailによる情報発信を行い、理事校から各加盟館への伝達方法については、各理事校に一任するという方法や、部会長校から加盟館すべてへ直接E-Mailを送信する方法も考えられる、という意見が述べられた。また、協会WWWサーバ資源を利用した場合、E-Mailに添付できるファイルの容量が50KBであるため、ホームページ委員会へ容量を増やしてもらえるよう要望を出している旨が報告された。

会議録へ